Durante mucho tiempo, la gestión de archivos de China ha enfrentado problemas tales como archivos dispersos, desordenados, de calidad mixta, de gran cantidad y aislados, que no cumplen con los requisitos de la sociedad de archivos centralizados, sistemáticos, de alta calidad y especializados. Los custodios de archivos necesitan urgentemente un método moderno de gestión de archivos para satisfacer las crecientes necesidades sociales. A lo largo de miles de años de historia de la gestión de archivos, la gestión de archivos se ha desarrollado desde sistemas no independientes a sistemas independientes, desde una gestión simple a una gestión compleja, desde una gestión experiencial a una gestión científica, de una gestión manual a una gestión informática y de sistemas cerrados a sistemas abiertos. En 2017, debido al desarrollo continuo de tecnologías centrales como la tecnología RFID, Internet de las cosas, el reconocimiento visual y el análisis de big data, el mercado minorista no tripulado en China comenzó a crecer, impulsando la mejora continua de la industria de contenedores minoristas inteligentes de China. Al mismo tiempo, también concientizó a la gente sobre las ventajas de la tecnología RFID en la gestión y se extendió rápidamente a diversas industrias, entre las cuales los archivos de libros son uno de los campos más importantes. Según nuestra investigación, en 2022, las principales empresas de dispositivos inteligentes experimentaron una tasa de crecimiento de más del 200 % en el volumen de envío de archivadores inteligentes RFID. Además, la tasa de penetración actual de los archivadores inteligentes RFID es sólo del 4% y existe un enorme potencial de desarrollo.

2. Proceso de solicitud

Entrada al gabinete de archivo: el personal colocará etiquetas electrónicas RFID en la bolsa o libro del archivo y almacenará la información básica y los registros de devolución del archivo o libro en la etiqueta electrónica RFID.

Préstamo de archivos: el destinatario puede identificarse deslizando su tarjeta o su rostro y, luego de ingresar al sistema, puede abrir la puerta del gabinete para prestar sus archivos o libros. Una vez completado, el sistema comprobará y verificará automáticamente los nombres de los archivos o libros que han recibido. Admite el préstamo de varios libros a la vez y puede equiparse con reconocimiento facial, escaneo de códigos QR, tarjetas de identificación, tarjetas lectoras, etc.

Devolución de archivos: el personal de la herramienta de devolución puede identificarse deslizando tarjetas, reconocimiento facial, etc. Después de ingresar al sistema, puede abrir la puerta del gabinete para devolver el archivo o el libro. Una vez completado, el sistema comprobará y verificará automáticamente el archivo o libro devuelto.

Inventario de archivos: RFID solo puede registrar automáticamente la entrada y salida de archivos o libros, y puede generar varios informes de gestión en tiempo real.

3. Ventajas de la aplicación

En comparación con los archivadores tradicionales, los armarios inteligentes RFID tienen las siguientes ventajas:

l Gestión automatizada: los archivadores inteligentes RFID pueden lograr la identificación, clasificación, almacenamiento y gestión automática de archivos a través de la tecnología RFID, reduciendo la intervención manual y mejorando la eficiencia y precisión de la gestión de archivos.

l Monitoreo en tiempo real: los archivadores inteligentes RFID pueden monitorear el estado y la ubicación de los archivos en tiempo real, lo que hace que sea conveniente para el personal de administración comprender la situación de los archivos en cualquier momento y procesarlos y asignarlos de manera oportuna.

l Alta seguridad: el archivador inteligente RFID adopta medidas de seguridad avanzadas, como reconocimiento de huellas dactilares, protección con contraseña, etc., que pueden prevenir eficazmente la adquisición ilegal o la manipulación de archivos.

l Gran trazabilidad: los archivadores inteligentes RFID pueden registrar información como la ubicación de almacenamiento y el historial de préstamos de cada archivo, lo que hace que sea conveniente para el personal de administración rastrearlo y administrarlo.